Post by Zoran Todorovich on Dec 21, 2005 1:25:36 GMT -5
10 SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL
Zoran Todorovich
Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus
bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada orang-orang
yang jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat kita menderita
dengan menerima banjir "spam email". Tidak banyak hal yang bisa kita
lakukan untuk menghadapi para "spammers" ini kecuali terus-menerus
melaporkannya pada "network administratur" kita. Bagaimanapun, dalam
melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan-santun
untuk menjaga hubungan baik.
Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria :
1. Benahi susunan email "forwards" anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain,
maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya
muncul. Seperti tanda ">" dsb.
2. Gantilah "Subject" atau judul email bila topik pembicaraan anda
berubah.
Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan
berubah dari aslinya, namun "subject" atau judul email belum juga diganti.
Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "subject"
disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu
bila anda sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan
tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda
sebuah email tentang humor atau cerita-cerita,
kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda
yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga
bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan
email semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol "delete".
5. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke
sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain
tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar
alamat-alamat email mereka tidak saling d**etahui. Bila anda mudah mengirim
email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang - kan saran ini, maka
bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat
email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian menggunakannya
tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol "Caps Lock") dapat
diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin
menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan
sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan
beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian
menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda
kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder" selama beberapa
hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara
terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan
bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply".
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak
membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang men-cek email
mereka seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap lucu.
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward
-kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang
setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang-orang
tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau
ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran Todorovich)
Zoran Todorovich
Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus
bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada orang-orang
yang jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat kita menderita
dengan menerima banjir "spam email". Tidak banyak hal yang bisa kita
lakukan untuk menghadapi para "spammers" ini kecuali terus-menerus
melaporkannya pada "network administratur" kita. Bagaimanapun, dalam
melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan-santun
untuk menjaga hubungan baik.
Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria :
1. Benahi susunan email "forwards" anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain,
maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya
muncul. Seperti tanda ">" dsb.
2. Gantilah "Subject" atau judul email bila topik pembicaraan anda
berubah.
Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan
berubah dari aslinya, namun "subject" atau judul email belum juga diganti.
Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "subject"
disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu
bila anda sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan
tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda
sebuah email tentang humor atau cerita-cerita,
kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda
yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga
bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan
email semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol "delete".
5. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke
sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain
tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar
alamat-alamat email mereka tidak saling d**etahui. Bila anda mudah mengirim
email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang - kan saran ini, maka
bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat
email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian menggunakannya
tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol "Caps Lock") dapat
diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin
menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan
sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan
beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian
menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda
kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder" selama beberapa
hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara
terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan
bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply".
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak
membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang men-cek email
mereka seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap lucu.
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward
-kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang
setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang-orang
tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau
ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran Todorovich)
